Förtroendevalda i en samfällighetsförening
Hur många förtroendevalda en förening har och vilka uppgifter som ingår i varje roll beror till stor del på föreningens storlek och verksamhetens omfattning.
Backa Stora Samfällighetsförening (BSSF) har i dagsläget 4 ledamöter och 2 suppleanter. Styrelsen beslutar själva vilka arbetsuppgifter respektive ledamot ska ha och hur arbetsuppgifter ska fördelas inom styrelsen. Mandatperiod för de förtroendevalda regleras i BSSFs stadgar.
Styrelsens uppgifter och ansvar
Alla styrelseledamöter är ansvariga för styrelsens beslut, om det inte uttryckligen gjorts en reservation från någon ledamot. I styrelsens ansvar ingår bland annat att:
- Förvalta samfälligheten, det vill säga utförande och drift av föreningens gemensamhetsanläggningar
- Sköta bokföringen av föreningens räkenskaper
- Årligen avge en verksamhetsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi till ordinarie stämma
- Ansvara för förslag till kommande års budget och debiteringslängd
- Behandla inkomna motioner och ge förslag till beslut till stämman
- Företräda föreningen mot tredje man och myndigheter.
- Besluta om tid och plats för stämma, samt förslag till dagordning.
- Ansvara för att protokoll förs vid stämman
Ledamot väljs på årsstämman. Har rösträtt och deltar i styrelsens beslut
Suppleant väljs på årsstämman. Har normalt inte rösträtt men kallas och deltar oftast i alla styrelsemöten och ersätter ordinarie ledamot vid dennes frånvaro.
Ordförande väljs på årsstämman.
- Upprättar dagordning för styrelsemöten och kallar till dessa
- Leder styrelsemöten
- Leder oftast årsmötet (mötesordförande) väljs på själva mötet
- Är firmatecknare för föreningen tillsammans med kassören
Sekreterare utses av styrelsen på ett konstituerande möte.
- Är protokollförare både på styrelse- och årsmöten
- Är ansvarig för föreningens handlingar och arkiveringen av dessa
- Är ansvarig för medlemsregister med andelstal
- Registrerar uppgifter och har kontakt med Lantmäteriet
- Sköter utskick av kallelse till årsstämman
- Är global administratör av hemsidan
- Ansvarar för föreningens e-postbox (via hemsidan) och besvarar inkommande mejl, mm
Kassör utses av styrelsen på ett konstituerande möte.
- Sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor.
- Förvarar bokföringen och andra handlingar som har med ekonomin att göra på betryggande sätt.
- Ansvarig för att kontinuerligt informera styrelsen om den ekonomiska situationen i föreningen.
- Ansvarig för att bevaka löpande bidrag och vid behov söka nya bidrag från till exempel Trafikverket och kommunen.
- Redovisar moms en gång per år till Skatteverket
- Gör bokslut och skriver förslag till budget.
- Håller kontakten med föreningens revisorer samt ger dessa underlag som behövs vid deras granskning.
- Är firmatecknare för föreningen tillsammans med ordföranden
Vägansvarig (vägfogde) utses av styrelsen på konstituerande möte.
- Göra ett förslag till åtgärdsplan till styrelsen för kommande året. Tillsammans med övriga styrelsen prioritera vad som behöver utföras
- Ansvara för, och kontinuerlig uppdatera, den löpande åtgärdsplanen för utförda och planerade åtgärder
- Hålla kontakt med leverantörer och entreprenörer. Utifrån underlag ta in offerter och följa upp utförda arbeten, mm
- Kan avropa och själv beställa åtgärder för olika väginsatser för upp till ett av styrelsen bestämt maxbelopp och i övrigt enligt styrelsens beslut
- Håller styrelsen kontinuerligt underrättad om vägens tillstånd och behov av åtgärder